La importancia de los sellos en la archivonomía tiene diversos rubros, veamos algunos:


En gobiernos:

En la administración pública el sello administrativo es un instrumento de validación y autentificación de un documento, donde se registra la fecha, el gobierno y el departamento por el cual fue expedido, según marca el sitio del Ministerio del Deporte y Cultura de España.


Al tener un documento con sus sellos correspondientes, después se van archivando para cualquier aclaración o expedición de copias. La necesidad de sellar los documentos es algo tan antiguo, desde época remotas como la Edad Media o la antigua Roma.


En las bibliotecas:


En este rubro, el sello tiene una importancia totalmente relevante, porque es parte de lo que se conoce como el marcaje de propiedad (ownership marking).


En el libro Sellado de material bibliográficos de la Biblioteca Nacional, explica que el marcaje de propiedad consiste: “en la acción de poner números de identificación, símbolos de posición, marcas o sellos de propiedad en los libros y otros documentos pertenecientes a la colección o biblioteca de un organismo, entidad, persona o familia”.


Los sellos de registro sirven para determinar la ubicación física, número de inventario, de folio, dejando establecida la propiedad de un recurso, donde se indica a qué biblioteca pertenece el libro o documento.


Y aunque la digitalización de documentos gana terreno en la archivonomía, la realidad es que los documentos físicos todavía son una realidad que no será fácil de desplazar.